...

Tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä: 24.5.2018

Rekisterin pitäjä

Sari ja kuva -nimeä käyttävä osa-aikainen työntekijä Sari Toivola, joka on Kulttuuriosuuskunta Makasiinin jäsen.

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Sari Toivola
+358 44 0915 850
sari.toivola@sarijakuva.fi

Rekisterin nimi

Sari ja kuva asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja tallennetaan, jotta yhteydenottolomakkeen tai suoran sähköpostiyhteydenoton kautta tulleisiin viesteihin kuten palautteisiin ja tarjouspyyntöihin on mahdollista vastata.

Mikäli yhteydenotto sisältää tarjouspyynnön, annettuja yhteystietoja käytetään tarjouksen toimittamiseen.

Mikäli tarjous johtaa asiakkuussuhteeseen, yhteystietoja käytetään asiakkuussuhteen ylläpitoon, toimeksiantosopimuksen laatimiseen ja toimittamiseen, sekä asiakirjojen kuten sopimusten ja laskujen kohdentamiseksi oikealle taholle.

Rekisterin tietosisältö

Käyttäjä voi ilmoittaa seuraavia henkilötietojaan:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Yritysasiakkaan Y-tunnus

Laskutus tapahtuu Kulttuuriosuuskunta Makasiinin toimesta, pääsääntöisesti nettilasku.fi-palvelun kautta. Poikkeustilanteissa joissa verkon kautta tapahtuva laskutus ei onnistu, tarvitaan asiakkaalta myös katuosoite laskutuksen hoitamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Ottaessaan yhteyttä joko yhteydenottolomakkeella tai suoran sähköpostiviestin kautta, henkilö lähettää tietonsa omalla suostumuksellaan rekisteriin.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika riippuu siitä, johtaako ensimmäinen yhteydenotto tarjouspyyntöön tai asiakkuussuhteeseen vai ei. Mikäli yhteydenotto sisältää tarjouspyynnön, henkilötietoja säilytetään tarjouksessa ilmoitettu tarjouksen voimassaoloaika (14 vrk).

Mikäli tarjouspyynnön jättäjä ei ota 14 vuorokauden sisällä uudelleen yhteyttä, katsotaan tarjous hylätyksi ja henkilötiedot poistetaan.

Mikäli tarjous hyväksytään, henkilötietoja säilytetään sopimus- ja tarjousasiakirjojen muodossa viisi vuotta sopimuksen päättymisestä, jonka jälkeen ne poistetaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Vain ennaltamäärätyllä henkilöllä on pääsy rekisterissä oleviin tietoihin. Tiedot tarkoittavat tässä tapauksessa lukituissa tiloissa sijaitsevalle sekä asianmukaisella palomuurilla ja virustorjunnalla varustetulle tietokoneelle tallennettuja tarjous- ja sopimusasiakirjoja, jotka varmuuskopioidaan ulkoiselle kovalevylle vähintään kuukausittain. Yhteydenottolomakkeen täyttäminen ja vastaanottaminen tapahtuvat SSL-suojatun verkkoyhteyden kautta.

Tietojen vastaanottamiseen ja käsittelyyn liittyvien palveluiden tarjoaja on avaruus.net, joka on toiminnassaan sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta. Laskutus tapahtuu nettilasku.fi-palvelun kautta, joka on niin ikään toimintaperiaatteiltaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen.

Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus pyytää itseään koskevat tiedot tarkastettaviksi ja edellyttää rekisteristä löytyvien virheellisten tietojen oikaisemista. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt on toimitettava kirjallisesti rekisterin ylläpitäjälle.

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus pyytää itseään koskevien tietojen poistamista rekisteristä, mikä tarkoittaa mahdollisen asiakkuussuhteen purkautumista. Poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin ylläpitäjälle.

Muut mahdolliset oikeudet

Rekisterin pitäjä on Kulttuuriosuuskunta Makasiinin jäsen, joten asiakkuussuhteen syntyessä toimeksiantosopimusasiakirjat henkilötietoineen toimitetaan tiedoksi osuuskunnan hallituksen jäsenille.

Henkilötietoja ei luovuteta käytettäviksi markkinointia tai markkinointi- ja mielipidetutkimuksia, sukututkimusta tai henkilömatrikkelia varten.